Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое факсимиле и когда его можно использовать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Финансовые и платёжные документы — нельзя!
Факсимиле ни в коем случае нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут
проходить в качестве доказательств по делу.
Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность
использовать факсимиле) к ним не применяется.
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.
Таким образом, как оказывается, с факсимильной печатью не особо и разгуляешься. Тем не менее, во внутреннем документообороте вашей организации печать или штамп с подписью может сильно сократить время на рутинные задачи, оставив больше простора для действительно важных дел.
Когда можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ
Законом не установлено, в каких случаях можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ. При совершении сделок такую подпись можно ставить, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон. Данное правило по аналогии можно применить и к акту выполненных работ (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, рекомендуем использовать факсимиле на акте, только если это предусмотрено соглашением сторон.
Соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включенным в договор как одно из его условий. Учтите, что такое соглашение или договор должны быть удостоверены «живыми» подписями сторон.
Если использование факсимильной подписи на акте выполненных работ не было согласовано, то суд может не принять такой акт в качестве доказательства факта выполнения работ. В таком случае, чтобы добиться оплаты работ, вы вправе предъявить другие доказательства их выполнения (см. Позицию ВС РФ). Например, заключение строительно-технической экспертизы.
Если ранее заказчик подписывал акты выполненных работ с помощью факсимиле и оплачивал работы по ним, в случае судебного спора вы можете сослаться на то, что такая практика сложилась в ваших взаимоотношениях. В таком случае суд может посчитать акты надлежащими, а работы выполненными и без предъявления других доказательств.
Юридическая сила факсимиле
В интернете могут быть различные трактовки терминов и некоторые термины могут использоваться не всегда точно или однозначно. Однако, если говорить о точном терминологическом определении, то факсимильная подпись и клише-печать — это разные вещи.
- Клише-печать — это образец или штамп, который используется для нанесения повторяющихся изображений или текстов, например, для нанесения логотипа или подписи на документах.
- Факсимильная подпись — это электронный эквивалент подписи, который получается путем сканирования документа или подписной печати и передачи ее по средствам факсимильной связи.
Что такое факсимиле подписи
Факсимиле в переводе на русский “делай подобное” – воспроизведение идентичной копии подписи уполномоченного или расписывающегося на документах лица. Этот вариант превращения оригинала в копию или воспроизведение копии любого графического оригинала (печать, штамп, рисунок, монограмма, чертеж, рукопись, гравюра, подпись) – полезный помощник руководителям госпредприятий, чиновникам, бизнесменам.
Дополнительная информация! С помощью факсимиле можно восстановить древние рисунки и рукописи, изготовить копии любых графических элементов (слова, цифры, буквы, чертежи, личные подписи, условные знаки). Однако, нельзя создать макет, уменьшить копию архитектурного сооружения либо записать на CD-диск оригинал музыкального произведения.
Что такое факсимильное воспроизведение подписи
Воспроизведение подписи – штамп или печать, на которых вырезана оригинальная подпись лица, ответственного за визирование документов. Обычно это подпись руководителя организации.
Воспроизводить подпись разрешается при имеющемся протоколе согласования соглашения любых иных договорах с заключением в будущем. Соглашение придает важность документации, которая будет подписываться факсимиле. Также можно составлять дополнительное соглашение к уже заключенному договору и подписывать его собственноручно подписями сторон.
Договор будет считаться заключенным и подписанным лицами при совершении сделки, если в нем будет стоять факсимильная подпись, но только при подписании двумя сторонами и подкреплении документа оригинальной круглой печатью.
Даже счет-фактура будет считаться юридически значимым, если:
- направляется одной из сторон;
- оплачивается другой стороной;
- отражает в себе условия договора;
- подкреплена дополнительным соглашением.
Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.
ДА — Гражданско-правовые договоры и счета на оплату при условии, что у вас с контрагентом подписано соглашение об использовании факсимильной подписи
НЕТ — Доверенности на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки, акты выполненных услуг, товарные накладные, транспортные накладные и иные первичные документы.
Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле . С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.
Факсимиле на счетах-фактурах и первичке — вопрос спорный
Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11; УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297. Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиковПостановления ФАС УО от 14.08.2007 № Ф09-6377/07-С3; ФАС ДВО от 28.07.2008 № Ф03-А37/08-2/2876; ФАС ПО от 19.07.2007 № А65-3666/2006, от 03.05.2007 № А57-4249/06.
В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимилеПостановления ФАС МО от 16.02.2010 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2009 № Ф03-5231/2009; ФАС ВСО от 13.10.2009 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2009 № А55-6067/2008; ФАС СКО от 12.10.2009 № А32-12030/2007-19/302; ФАС УО от 09.12.2008 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2007 № А42-4217/2006.
Но если вы хотите избежать споров и судебных разбирательств, то при подписании счетов-фактур и первичных документов факсимиле лучше не использовать.
***
Как видим, сфера применения факсимиле ограничена. Кстати, все вышесказанное касается и ситуации, когда подпись воспроизводится посредством компьютерной техники (например, в электронный вариант документа вставляется отсканированная подпись). Поэтому в большинстве случаев проще оформить доверенности сотрудникам на право подписи определенных документов.
Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле
При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.
Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.
Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
к меню
Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.
Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.
Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.
Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:
- «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
- «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
- «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.
Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:
- специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
- двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).
Использование факсимиле в гражданско-правовых документах
В судебной практике накопилось большое количество актов, которые устанавливают запрет на использование сторонами при документообороте факсимиле. Исключение составляют случаи, когда такая возможность прямо предусмотрена в договоре. Несоблюдение этого требования, по мнению судов, влечет нелегитимность подписанного подобным образом документа, т.е. отсутствие у него юридических последствий, непризнание его доказательственного значения.
Судебная практика. Как отметил Высший Арбитражный Суд РФ в Определении от 18.10.2012 N ВАС-13034/12 по делу N А24-5656/2011, норма п. 2 ст. 160 ГК РФ «направлена на установление баланса интересов между потребностями ускоренного документооборота и необходимостью установления источника волеизъявления. Расширительное толкование данной нормы путем признания документов, подписанных с помощью штампа-факсимиле, при отсутствии указания закона и согласованной на то воли сторон может нарушить интересы общества путем признания за ним волеизъявления, которое оно не совершало».
Учитывая эту принципиальную позицию, суды при оценке договора, подписанного с нарушением установленных правил использования факсимиле, признают его незаключенным.
Судебная практика. ФАС Поволжского округа в Постановлении от 26.06.2012 по делу N А65-24818/2011 указал, что если договор подписан с использованием факсимиле без согласования сторонами такой возможности, его письменную форму нельзя считать соблюденной. В то же время суд подчеркнул, что данное обстоятельство не позволяет признавать такие договоры недействительными, поскольку в силу ст. 162 ГК РФ несоблюдение письменной формы договора влечет его недействительность лишь в случаях, прямо предусмотренных законом. В иных случаях несоблюдение письменной формы договора влечет иные правовые последствия, а именно — его незаключенность в силу п. 1 ст. 432 ГК РФ.
Аналогичные выводы делают суды и по результатам оценки легитимности иных гражданско-правовых документов, подписанных с использованием факсимиле в нарушение установленных для этого правил.
Судебная практика. Высший Арбитражный Суд РФ в Определении от 17.12.2009 N ВАС-16259/09 по делу N А51-10436/2008-23-225 отметил, что если договор не содержит условий, предусматривающих возможность использования факсимильной подписи при заключении соглашения о внесении в него изменений, то такое соглашение, подписанное факсимильной подписью, считается незаключенным, поскольку сторонами не была соблюдена его письменная форма.
Судебная практика. В Постановлении ФАС Уральского округа от 05.04.2010 по делу N А76-29193/2008-4-709/119 такой же вывод сделан в отношении доверенности, подписанной с использованием факсимиле.
Некоторая неопределенность имеется в отношении возможности использования факсимиле при подписании накладных и иных первичных документов. Дело в том, что согласно законодательству о бухгалтерском учете и в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, первичные учетные документы помимо иных обязательных реквизитов должны содержать личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). На основании этого некоторые суды приходят к выводу, что первичные документы могут быть подписаны исключительно личными подписями, в связи с чем использование при этом и факсимиле недопустимо.
Однако в большинстве случаев суды придерживаются описанного выше подхода, который применяется при подписании с использованием факсимиле иных гражданско-правовых документов.
Судебная практика. ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 20.09.2012 по делу N А51-7554/2010 пришел к выводу, что ссылки на законодательство о бухгалтерском учете недостаточно для оценки законности использования при заполнении первичных документов факсимильной подписи. Определяющим в этом случае также является наличие или отсутствие достигнутого сторонами соглашения о возможности использования факсимильной подписи при составлении первичных документов.
Из приведенных судебных позиций следует однозначный вывод о том, что для использования сторонами факсимильной подписи необходимо оговорить такую возможность во взаимном соглашении. Чаще всего подобным соглашением выступает договор, во исполнение которого стороны составляют те или иные документы. Однако не является нарушением составление сторонами отдельного документа об этом, подписанного после заключения основного договора.
Судебная практика. ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 17.01.2007 по делу N А51-8443/2006-16-253 обратил внимание на то, что соглашение о возможности применения факсимиле может быть подписано сторонами даже post factum, т.е. после оформления документа, уже подписанного с использованием факсимиле, поскольку данным соглашением выражается воля сторон по рассматриваемому договору и фактическое его исполнение устраняет сомнения в его незаключенности.
Кроме того, из анализа судебной практики следует важный вывод о том, что отсутствие у сторон письменного соглашения о возможности использования факсимиле еще не значит, что стороны не могут использовать этот аналог личной подписи. Наличие соглашения об использовании факсимиле предполагается и тогда, когда, например, договор, подписанный с использованием факсимиле, фактически исполнен без предъявления возражений друг к другу.
Судебная практика. ФАС Волго-Вятского округа, рассматривая дело N А82-3115/2008-27, в Постановлении от 13.04.2009 установил, что налоговый орган не согласился с заявленными налогоплательщиком расходами по налогу на прибыль организаций по сделке, поскольку подпись на документах по данной сделке была выполнена не лично руководителем, а с помощью факсимиле. Этот довод судами был отклонен. Было установлено, что акты приема-передачи и отчеты по сделке были приняты, оплата произведена. Следовательно, суд сделал вывод, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи.
Судебная практика. Аналогичный вывод находит отражение и в Постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2008 по делу N А27-4548/2008-7. Наряду с указанием, что стороны не обращались с заявлениями о фальсификации акта выполнения работ, подписанного факсимильной подписью, суд обратил внимание на то, что этот акт помимо прочего скреплен дополнительно печатью, что также указывает на принятие работ и, как следствие, свидетельствует о согласии на подписание акта с использованием факсимиле.
Использование факсимиле при составлении документов в налоговой сфере
Немало споров на практике вызывает также использование факсимиле при подписании документов в налоговых отношениях. Прежде всего речь идет о счетах-фактурах.
Первоначально суды при разрешении возникающих споров исходили из того, что налогоплательщик не ограничен в праве подписывать счета-фактуры любым способом — лично либо с использованием факсимиле.
Судебная практика. ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 28.09.2009 по делу N А43-29505/2008-40-1257 подчеркнул, что действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривает запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Интерес вызывает обоснование аналогичного вывода в другом судебном акте.
Судебная практика. В Постановлении от 03.08.2010 N А72-18254/2009 ФАС Поволжского округа обратил внимание на то, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении положений налогового законодательства и при наличии доказательств реального исполнения обязательства не может служить основанием для отказа в предоставлении налогоплательщику вычета по НДС. Отсутствие в НК РФ норм, определяющих способы подписания счетов-фактур, не свидетельствует о запрете исполнения подписи руководителя организации посредством факсимиле.
Аналогичный вывод содержится в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 по делу N А56-12834/2010, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.03.2010 N А53-2634/2009, ФАС Уральского округа от 26.02.2008 по делу N А76-7386/07.
Интересно, что порой суды, используя требования, сформулированные в ГК РФ для использования факсимиле при подписании гражданско-правовых документов, применяют их и при оценке документов, подписанных в налоговых отношениях.
Судебная практика. ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 03.12.2010 по делу N А45-16746/2009 привел вышеуказанную позицию о том, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Однако в отличие от судов, которые на основании этой позиции делают вывод о допустимости подписания счетов-фактур с использованием факсимиле, ФАС Западно-Сибирского округа посчитал возможным сделать такой вывод только при наличии дополнительного условия. По его мнению, налогоплательщик, применяющий вычеты по НДС на основании счетов-фактур, подписанных с использованием факсимиле, должен дополнительно представить документальное подтверждение того, что «стороны договорились о проставлении на первичных бухгалтерских документах подписи способом нанесения печатной формы-факсимиле». Поэтому он сделал вывод, что «проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при отсутствии соглашения об этом свидетельствует о нарушении требований, установленных ст. 169 НК РФ».
Однако в последнее время в судебной практике стала преобладать еще одна позиция судов. Она получила распространение после того, как высказался Президиум ВАС РФ.
Судебная практика. В Постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27.09.2011 N 4134/11 по делу N А33-20240/2009 был сделал однозначный вывод о том, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон о бухучете, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать подписи соответствующих лиц. Отступление от этих правил влечет, по мнению Президиума ВАС РФ, отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.
В последующих судебных актах суды, поддерживая решения налоговых органов, стали дословно воспроизводить указанную позицию Президиума ВАС РФ (см., например, Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 13.12.2013 по делу N А79-13124/2012, ФАС Центрального округа от 23.01.2013 по делу N А64-5348/2011, ФАС Северо-Западного округа от 22.02.2013 по делу N А52-1727/2012).
Немало споров возникает на практике и в связи с тем, что факсимильная подпись используется на документах не налогоплательщика, а налогового органа. В этом отношении полезным может быть следующее Постановление ФАС Западно-Сибирского округа.
Судебная практика. ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 09.12.2013 по делу N А27-4674/2013 оценивал законность использования заместителем руководителя налогового органа факсимиле на постановлении о взыскании налога, пеней и штрафа за счет имущества организации. При рассмотрении дела суд первой инстанции пришел к выводу о том, что наличие штампа-факсимиле подписи заместителя руководителя инспекции в оспариваемом постановлении не является нарушением норм НК РФ, влекущим признание постановления недействительным.
Отменяя решение суда первой инстанции и удовлетворяя заявленное налогоплательщиком требование, апелляционный суд пришел к противоположному выводу. Он отметил, что законодательство о налогах и сборах не предусматривает возможности проставления на постановлении о взыскании налога, сбора, пени, штрафа, процентов за счет имущества налогоплательщика факсимильной подписи руководителя (заместителя руководителя) налогового органа. Этот вывод поддержан и судом кассационной инстанции.
Судебная практика. Аналогичная позиция изложена в Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.07.2013 по делу N А53-9996/2012. При этом суд сформулировал в нем общий вывод о том, что ни нормами НК РФ, ни иными актами законодательства о налогах и сборах не предусмотрена возможность использования факсимильной подписи при подписании любых ненормативных актов налоговых органов.
Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле
При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.
Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.
Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
к меню
Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.
Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.
Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.
Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:
- «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
- «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
- «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.
Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:
- специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
- двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).
Каждый руководитель предприятия должен принимать непосредственное участие в подписи любых документов фирмы. Даже если у последнего есть факсимиле с оттиском его подписи, это совсем не означает, что данный штамп может находиться в руках у любого сотрудника. В организации нужно обязательно сделать положение «Об использовании факсимиле» и утвердить исчерпывающий список должностных лиц, которые по роду своей деятельности могут им воспользоваться. Например, очень часто факсимиле требуется в кадрах для проставления подписи уполномоченного лица на определенных документах, выдаваемых работникам. Кроме того, нередко данный оттиск используют секретари руководителей при проставлении подписи начальника на грамотах, поздравительных открытках или благодарственных письмах.
О возможности негативных последствий
Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:
- незаключенным (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 08.09.11 №А32-13609/2010 , Уральского от 06.10.09 №Ф09-7622/09-С5 и Дальневосточного от 13.08.09 №Ф03-3794/2009 округов);
- недействительным по причине несоблюдения формы договора (ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.10 №А02-413/2009).