Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет-фактура: что это такое, когда и как выставляется». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.
Для чего нужен счёт-фактура
При оплате сделки продавец начисляет налог на добавленную стоимость. Покупатель регистрирует счёт-фактуру как подтверждение уплаты НДС в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС. По закону покупатель имеет право на налоговый вычет по НДС (ст. 169 НК РФ), если документы составлены правильно.
Иногда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, работающих по системе УСН. Но несмотря на это, покупатель может попросить продавца выставить ему счёт-фактуру, пусть даже без НДС.
Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии
В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.
Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.
Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.
Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.
Корректировка счета-фактуры
Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
У этой операции есть ряд требований:
- Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
- Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
- Нужно проставить дату исправления.
- Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.
Журнал учета счетов-фактур
Налогоплательщики обязаны не только регулярно составлять счета-фактуры, но и фиксировать их формирование в специальном журнале. Здесь указываются не только выставленные, но и полученные документы, а также приводится информация о книгах покупок и продаж, если прибыль от совершенных операций используется во время расчета сбора.
При совершении разных операций, представленных продажей товаров или передачей прав на имущество, происходит начисление НДС, поэтому требуется внесение сведений в счета-фактуры. Документ фиксируется в журнале полученных и выставленных счетов фактур, а также делается отметка на страницах книги продаж.
Покупатель, который получает от второго участника счет, ставит отметку в книге покупок, что выступает подтверждением его права на получение вычета по НДС. Налог, фиксирующийся в книге покупок и продаж, в будущем переносится в налоговую декларацию, передаваемую в ФНС. Аналогичные документы ведутся поставщиками и покупателями. Отсутствие журнала учета выступает основанием для привлечения компании к ответственности при проведении проверок со стороны инспекции.
Налоговая ставка по НДС и сумма налогообложения (база)
Ставка налогообложения – 0%, 10% или 20%. Но нужно знать не только ее, но и налоговую базу.
Для расчета налога используются формулы:
НБ * ставку = НДС на реализацию;
исчисленный при реализации налог – «входной» (на вычет) + восстановленный = к уплате.
НБ определяется на наиболее раннюю из дат:
- день полной или частичной оплаты;
- день отгрузки или передачи.
Вычету по сбору подлежат суммы:
- уплаченные при ввозе товаров из стран Таможенного союза;
- внесенные при ввозе на территорию страны в там. процедурах выпуска для: а) потребления внутри страны; б) временного ввоза; в) направления на переработку вне территории таможни;
- предъявленные поставщиками или подрядчиками.
В каких случаях не выставляют счет-фактуру
Выше разобрали, в каких случаях выставляется счет-фактура. Теперь необходимо понять, в каких случаях это не происходит.
Субъекты, работающие по специальным налоговым режимам (самозанятые, ЕНВД, УСН и другие), могут не уплачивать НДС.
Но компании, которые пользуются упрощенными режимами, часто сталкиваются с отказом от сотрудничества. Причина в том, что их поставщики на НДС не смогут вернуть часть налога (т.е. вынуждены нести дополнительные затраты).
Не обязаны платить данный налог:
- организации и ИП, которые работают по упрощенным режимам (к примеру, «сидят» на УСН);
- участники проекта «Сколково» (по ст. 145.1 НК РФ);
- организации, работающие в сельском хозяйстве на системе ЕСХН;
- компании, которые сидят на «патентах»;
- фирмы, которые платят ЕНВД (по тем видам деятельности, на которые начисляется «вмененка»);
- субъекты, которые освобождены от уплаты НДС по ст. 145 НК РФ.
В каких случаях можно использовать УПД
УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться — отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).
За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).
Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:
- отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
- передача результатов выполненных работ;
- оказание услуг;
- передача имущественных прав;
- отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).
Кто обязан выписывать счет-фактуру
Счет-фактуру оформляют только плательщики НДС. К таковым не относятся продавцы, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН). Они не предъявляют налог покупателю и соответственно не выписывают счет-фактуру. Другое дело, когда «спецрежимник» выступает в роли импортера или налогового агента по НДС. Тогда в первом случае возникает обязанность уплатить налог на таможне (или в налоговых органах — при импорте товаров из Белоруссии), во втором — удержать у продавца налог и перечислить его в бюджет . Но и в этих ситуациях «спецрежимник» не выставляет счет-фактуру.
Подробнее об этом см. в статье «Налоговый агент по НДС: как исчислить налог и заполнить декларацию» // РНК, 2005, N 15. — Прим. ред.
Что произойдет, если лицо, применяющее спецрежим, нарушит требования Кодекса и выпишет покупателю счет-фактуру с выделенной суммой НДС? Как следует из п. 5 ст. 173 НК РФ, такое лицо должно перечислить в бюджет сумму налога, указанную в счете-фактуре. Между тем права на вычет «входного» налога у нарушителя не появится, поскольку подобная привилегия предусмотрена исключительно для плательщиков НДС. Об этом ФНС России напоминает в Письме от 17.05.2005 N ММ-6-03/404@.
Одни налогоплательщики освобождаются от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, другие совершают операции, не облагаемые этим налогом в соответствии со ст. 149 Кодекса. И в том и в другом случае налогоплательщики обязаны выписывать счета-фактуры, как того требует п. 3 ст. 169 НК РФ. На счетах-фактурах следует делать надпись «Без НДС».
Чем продиктована необходимость выставлять подобные счета-фактуры? Дело в том, что лица, которые выполняют операции, не облагаемые налогом (ст. 149), или освобождены от уплаты налога (ст. 145), являются налогоплательщиками. Значит, на них распространяются общеустановленные правила выставления счетов-фактур. А надпись «Без НДС» — это характерный признак операции, не подпадающей под налогообложение.
Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя
В строках 3 и 4 счета-фактуры отражаются наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. Эти строки заполняются только в счетах-фактурах, оформляемых при отгрузке товаров. При выполнении работ или оказании услуг в указанных строках ставятся прочерки. Это и понятно: при осуществлении таких операций нет ни грузоотправителей, ни грузополучателей. Но иногда поставщики при выполнении работ (оказании услуг) все же вписывают в эти строки данные о себе и покупателе. Нарушением это не считается, но при проверке налогоплательщику укажут на то, что в данных строках логичнее было бы поставить прочерки. Право на вычет «входного» НДС по таким счетам-фактурам у покупателя остается.
Если продавец и грузоотправитель — одно и то же лицо, в строке 3 можно не повторять его наименование и адрес, которые уже вписаны по строкам 2 и 2а, а ограничиться указанием «Он же». Но если покупатель является грузополучателем, делать такую же отметку в счете-фактуре нельзя. На это указано в Письме МНС России от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15@. Дело в том, что строка 4, предназначенная для отражения данных о грузополучателе, расположена перед строками 6 и 6а, в которых приводятся наименование и адрес покупателя. Поэтому слова «Он же» в строке 4 счета-фактуры неуместны. В случае налоговой проверки налогоплательщику придется доказывать, что «Он же» — это не продавец, данные о котором приведены выше, а покупатель, наименование и адрес которого указаны внизу.
Обратите внимание: по строкам 3 и 4 счета-фактуры вписывается не юридический, а почтовый адрес грузоотправителя и грузополучателя. Об этом сказано в Постановлении N 914. Почтовый адрес организации (то есть место ее фактического нахождения) должен совпадать с местом ее государственной регистрации. Если какое-либо отделение организации (склад, магазин, цех) не находится по адресу, указанному в свидетельстве о госрегистрации организации, это свидетельствует о возникновении обособленного подразделения. Согласно нормам налогового законодательства организация обязана встать на налоговый учет по месту нахождения каждого обособленного подразделения.
Итак, если в счете-фактуре наименование продавца (покупателя) совпадает с наименованием грузоотправителя (грузополучателя), но адреса разные, значит, у организации есть обособленное подразделение. Налоговые органы вправе проверить, встал ли налогоплательщик на налоговый учет по месту нахождения данного обособленного подразделения.
Обратите внимание! Счета-фактуры по итогам месяца
Организациям, которые работают с большим числом клиентов и в течение месяца каждому покупателю ежедневно отгружают товары (оказывают услуги), разрешено выписывать счета-фактуры один раз по итогам месяца. Если такой счет-фактура датирован последним числом месяца, проблем у обеих сторон договора не возникает. Поставщик начислит НДС к уплате в бюджет, а покупатель в том же месяце примет «входной» налог к вычету (конечно, при условии оплаты поставщику).
Счет-фактура при реализации через посредника
Посредник заключает с покупателями договор на реализацию товаров, работ или услуг от своего имени, но за счет продавца. Редкий бухгалтер в такой ситуации сможет правильно заполнить все строки в счете-фактуре. Поэтому 5 августа ФНС России подготовила подробные разъяснения для налогоплательщиков в Письме N ЕД-4-3/14103@.
Порядок заполнения счетов-фактур установлен в Постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление N 1137). Вместе с тем при реализации через агента можно запутаться, кого же именно указывать в строке «продавец» и кого — в строке «покупатель». Это зависит от того, кто кому выставляет счет-фактуру.
Онлайн журнал для бухгалтера
-
Удобными в работе окажутся авансовые счета-фактуры, дата которых будет совпадать с датой поступления денег.
- Дата корректировочного счета-фактуры совпадет с датой подписания соглашения об изменении количества или цены товара, что также облегчит работу с этими документами.
- На необходимость совпадения дат документов, оформляемых при посреднической деятельности, указано в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. О том, какими причинами вызвано обновление с 01.10.2017 текста постановления № 1137, читайте в материале «Как заполнять книгу покупок с 1 октября 2017».
Онлайн журнал для бухгалтера
- Счет-фактура оформляется любой датой в пределах 5 суток, следующих за днем отгрузки или поступления аванса.
Т. е. даты счета-фактуры и документов-оснований, с которыми он связан, не совпадают.
Кто составляет счет фактуру продавец или покупатель
Выбранный способ нумерации необходимо закрепить в учетной политике по налогообложению. Примечание. Кто не должен выставлять счет-фактуру В п. 4 ст. 169 Налогового кодекса приведен перечень налогоплательщиков, которые не обязаны выставлять счета-фактуры. Это банки, страховые организации и негосударственные пенсионные фонды, осуществляющие операции, освобожденные от налогообложения в соответствии со ст.
149
Сколько счетов-фактур выписывается для корректировки? В данной ситуации нет необходимости составлять несколько документов — продавец может составить один на все изменения в адрес этого покупателя. Нарушение правил и ответственность Чем грозят компании или ИП нарушения, связанные с описываемым документом? В законе прописано, в какие сроки выписывается счет-фактура, но прямой ответственности за их превышение не предусмотрено. А вот отсутствие счета-фактуры расценивается как серьезный огрех в учете.
Под отсутствием понимается невыставление документа в том квартале, когда прошла сделка. За это налогоплательщик может понести наказание в соответствии со статьей 120 НК РФ. Если указанное нарушение будет выявлено впервые, то организация может получить штрафные санкции в размере 10 тыс.
рублей. Если отсутствие счетов-фактур выявится в нескольких кварталах, то сумма штрафа увеличится втрое.
Особенности перевыставления счетов-фактур
Счет-фактура – это и подтверждение приемки продукции, и основание для вычета по выплате НДС. Соответствующее положение оговорено статьей 169 НК РФ. Нужно учитывать особенности процедуры, в которой присутствует агентское соглашение. В этом случае между продавцом и потребителем образуется дополнительное звено – агент. Он работает в интересах потребителя (статья 1005 ГК РФ).
Начальные СФ выставляются в адрес агента. Для использования принципалом вычета нужно перевыставить ему СФ. То есть агенту нужно выставить принципалу СФ при передаче полномочий на продукцию.
СФ составляется по определенной форме. Все нюансы ее составления оговорены в Правительственном Постановлении №1137 от 26 декабря 2011 года. Перевыставление бумаги выполняется агентом, который действует от собственного имени.
Считается, что агент напрямую участвует в переоформлении при наличии этих условий:
- Исполнение поручения по соглашению.
- Работа от собственного имени.
Перевыставление должно осуществляться на базе закона.
Первый вид документа называется стандартная счет-фактура. Она выставляется продавцом в случае отгрузки товара или оказании услуг. Стандартный вид счета-фактуры выставляется в случае полной оплаты товара или услуги со дня отгрузки товара, выполнения работы, но не позднее 5-ти календарных дней.
Также такая форма счет-фактуры выставляется в случае возврата товара поставщику.
Второй вид документа называется авансовая счет-фактура, которая выставляется в случае предоплаты в счет будущей поставки. Данная форма не должна иметь таких данных, как грузоотправитель, грузополучатель, количество товара, услуг, цена и единица измерения. Зато такие данные как: данные расчетно-платежного документа в ней должны обязательно присутствовать.
Продавец реализует товары физлицам
Сроки оформления документацииСледует принять во внимание следующее: Минфин дает разъяснения, что если по специфике своей деятельности Вы продаете товары (выполняете работы) физлицам, то Вы можете по собственной инициативе выписывать счета-фактуры и вносить их в книгу продаж. Но не стоит забывать, что выписка счетов не заменят оформление кассовых и товарных чеков, которые также придется выдавать покупателям. Было бы полезно иметь полное представление о данном налоговом документе. Последние два письма Минфина РФ регламентируют случаи, в которых отгрузка товара является непрерывной (например, поставка электроэнергии или газа по газопроводу). В таких ситуациях бухгалтерские документы могут выставляться один раз в месяц или в квартал. Естественно, в них должны содержаться данные об общем объеме поставок за выбранный продавцом период.